Co s účty žáků, kteří odcházejí z vaší školy

Jistě jste na tuto otázku již natrefili: Co s účty žáků, kteří opouštějí vaši školu? Jak se k tomu problému postavit, kdy a jak účty smazat? V našem článku si ukážeme „Best practices“, které vám pomůžou tento problém jednoduše vyřešit.

Dejte žákům čas a buďte co nejvíce transparentní

Vše žákům řekněte dopředu a o veškeré činnosti s jejich účtem je informujte. Dopředu celý harmonogram naplánujte a včas zveřejněte.

Doporučený postup:

• v průběhu posledního ročníku žáky informujte, že jejich účet bude smazán a veškerá data odstraněna
• žákům předejte návod, jak si mohou vše zálohovat (viz níže)
• oznamte žákům, že nejlepší čas pro migraci jejich dat jsou velké prázdniny
• v září po prázdninách žáky znovu upozorněte, že jejich účty budou brzy smazány
• všechny absolventské účty na začátku října smažte

Návod na převod dat na jiný účet Google

Ve vašem výchozím nastavení je oprávnění k přenosu tzv. „Google Takeout“ zapnuto pro všechny organizační jednotky. Toto oprávnění umožňuje uživatelům stahovat data z jejich účtů.

Gmail – zkopíruje a přenese žákovské e-maily (nikoli kontakty, chaty nebo úkoly).

Google Disk – žáci mohou přenášet kopie dokumentů a složek ze svého Google Disku a dokumenty, které jsou s nimi sdíleny. Pozor! Nezapomeňte, že u sdílených souborů mohl vlastník při sdílení omezit možnost kopírování.

Upozornění! Během převodu dat nedochází k odstranění žádných dokumentů. Na novém účtu jsou vytvořeny pouze kopie, zatímco původní dokumenty zůstávají beze změny. Zároveň zkontrolujte, zda jste jako administrátor nevypnuli sdílení souborů mimo doménu.

Nyní již postačí předat žákům důležitý odkaz – https://takeout.google.com/transfer?pli=1 a následně postupovat podle jednoduchého návodu.

1. Přejděte na zmíněný odkaz.
2. Zadejte cílový účet (musí se jednat o soukromý účet Google).
3. Klikněte na tlačítko „Poslat kód“.
4. Přejděte na doručenou poštu a zde zkopírujte potvrzovací kód.
5. Vraťte se zpátky na stránku „Přenos obsahu“ a zde zadejte získaný kód a zvolte možnost „Ověřte cílový účet“.
6. Vyberte obsah a zahajte přenos.

Nezapomeňte, že celý proces může trvat několik hodin až dní. Vše závisí na množství kopírovaných dat na vašem školním účtu. Je proto dobré a žádoucí upozornit žáky, aby před kopírováním nepotřebná data smazali. Vyvarují se tak možná okamžitému zahlcení svých soukromých účtů, které v neplacené verzi mají limit 15 GB.

Návod na převod dat mimo Google

Služba „Export dat Google“ vám umožní přenést data v podstatě kamkoliv a z jakékoliv služby, kterou jste na školním účtu používali. Může se jednat například o:

• Fotky Google
• Google Chat
• poznámky Keep
• vaše Mapy
• Učebna Google
• a samozřejmě Gmail a Google Disk

Návod je opět jednoduchý:

1. Přejděte na odkaz https://takeout.google.com/settings/takeout.
2. Vyberte data, která chcete stáhnout (viz obrázek výše).
3. Následně vyberte typ souboru a cíl (viz obrázek níže) – všimněte si, že máte na výběr několik služeb, kam můžete svá data přenést.
4. Služba vás následně upozorní e-mailem, až budou soubory připraveny ke stažení.

Opět platí, že v závislosti na velikosti dat může tento proces trvat několik minut až dní. Na stažení pak budete mít jeden týden.

V případě jakéhokoliv dotazu s migrací dat se neváhejte obrátit na nás. Rádi vám ze své bohaté zkušenosti poradíme.